كيف تكتب توصيفاً لعمل

كيف تكتب توصيفاً لعمل
جوديث ليندنبرغر

عندما تهم بكتابة توصيف لعمل أو وظيفة تحتاج إلى موارد بشرية لشغلها في تنظيمك، يجب أن تتنبه إلى أهمية وضوح وصف العمل واحتوائه على جميع النقاط اللازم استيفائها لتتناسب مع المتقدم ويتناسب المتقدم معها، وهذا بالتأكيد يوفر عليك وعلى المتقدم الوقت فلا تضطر لاستقبال من لا تتوافق مؤهلاته مع التوصيف الوظيفي المطروح.

فيما يلي تحدثنا جوديث ليندنبرغر عن أهم ما يجب أن ينطوي عليه توصيف العمل أو التوصيف الوظيفي.

ينبغي أن يمثِّل التوصيف الوظيفي، أو توصيف العمل بوضوح و دقة المسؤوليات و المهام التي تتطلبها الوظيفة و أن يبين المؤهلات الأساسية لها وما تتطلبه من ثبوتيات أو مهارات معينة، وإذا كان بالإمكان الصفات التي تعتبر ركيزة للإنجاز المتفوق في العمل.

نورد فيما يلي لمحةً سريعة عن البنود المتضمنة في توصيف العمل الناجح:
• مسمَّى الوظيفة.
• القسم.
• التبعية (لمن يتبع الموظف مباشرةً).
• نطاق المسؤولية.
• المجالات الرئيسية للمسؤولية.
• التشاور و التعاون (مع أولئك الذين يعمل معهم الشخص على نحو مستمر).
• مدة العمل.
• المؤهلات (المهارات الضرورية و الخبرة المطلوبة).

إن المؤهلات العلمية و الخبرة من المجالات التي قد يمارس فيها التمييز عن غير قصد ولذلك ينبغي الحرص على أن تكون المؤهلات العلمية ضرورةً واقعية للوظيفة. فإذا ما تبين أن أحدهم يمتلك من الخبرة ما يؤهله لشغل المنصب الوظيفي ولكنه يفتقد لشهادات علمية معتمدة، عندها ينبغي تعديل التوصيف الوظيفي. و لتجنُّب التمييز العُمري ينبغي أن لا تتضمن مدة الخبرة مدة معينة

نموذج عن توصيف عمل:
• مسمَّى العمل: كبير كتبة البريد.
• القسم: عمليات.
• التبعية لـِ: مشرف خدمات البناء.
• نطاق المسؤولية: الإشراف على طاقم مكتب البريد و التواصل مع المستويات الإدارية كافةً بشأن البريد و توزيعه.
• المجالات الرئيسية للمسؤولية:
• الالتزام بالإجراءات المعتمدة للاستلام و التسليم.
• فرز وتوزيع البريد في أوقات محددة.
• صيانة آلات النسخ و الفاكس و عدَّادات البريد.
• طلَب و تخزين و توزيع الإمدادات.
• تسيير جميع شؤون الأعمال الخارجية للتخزين و اللوازم و تقييد طلبات الإدارة.
• توثيق السياسات و الإجراءات الحالية في قسم cos إلى جانب تنفيذ إجراءات جديدة للتطوير.
• الإشراف على استخدام سيارة توصيل خارجية عند الحاجة.
• التأكد على الدوام من توفير الماء و الورق للزبائن.

• التشاور و التعاون مع:
• مشرف خدمات البناء
• طاقم مكتب البريد
• الإدارة في جميع المستويات

• مدة الاستخدام :12شهر.

• المؤهلات:
• التفهم التام لاحتياجات الزبائن
• مهارات تنظيمية جيدة
• القدرة على رفع 25 باوند على الأقل
• خبرة إشرافية في بيئة مكتب بريد الشركات
• سجل جيد في قيادة السيارة

• ملاحظات إضافية:
لا تعتمد في وضعك لتوصيف العمل على تاريخ هذا العمل (وصف سابق مثلاً)، فأنت بصدد كتابة توصيف حديث، أي أنه يتوجب عليك التركيز على ما ينبغي أن تكون عليه الوظيفة في ضوء الاحتياجات الحالية للمنظمة و أهدافها على المدى البعيد.

العمل الموكل للمتقدم هو ماسيقوم به الموظف في موقع العمل؛ أما المؤهلات فهي المهارات و الصفات والشهادات التي يحتاجها في تنفيذ كل عمل. وضِّح المهام و المسؤوليات الفعلية المتعَيّن القيام بها قبل التفكير في الصفات الخاصة المطلوبة في من يقوم بها.

إن توصيف العمل الجيد هو أكثر من مجرد سرد عشوائي للمهمات و المسؤوليات التي تتطلبها الوظيفة. يجب أن يكون مرتباً حسب الأولويات.

ثبوتيات الاعتماد ( مثل الشهادات و الإجازات )ضرورة أساسية في بعض الوظائف و ما ينبغي أن تركز عليه هنا هو جدوى هذه الثبوتيات التي تطلبها و دورها في قدرة المتقدم للوظيفة على تقديم أداء رفيع.

بجب أن يكون العمل الموصّف عملاً واقعياً يمكن القيام به.. فعندما تقوم بتجميع مهمات عديدة في توصيف وظيفة أو عمل واحد عليك التأكد من أنك لا تُفَصّل وظيفة لا يوجد من يقدر على القيام بها.

استخدم عبارات محددة واضحة. و على سبيل المثال نورد العبارات المقارنة التالية:

• عبارات عامة:
- ذو خبرة بالحاسب
- مهارات اتصال جيدة.
- القيام بالواجبات التشغيلية اليومية.
• عبارات محددة:
- مهارة ببرامج وورد، إكسل، كويك بوكس.
- القدرة على توصيل المعلومات الفنية إلى غير المتخصصين.
- استلام و فرز و توثيق التقارير الشهرية لحركة العمالة.

• ملاحظة هامّة:
غالباً ما يعتبر توصيف الوظيفة و ثيقةً قانونية. أية إشارات إلى العنصر أو اللون أو الدين أو السن أو الجنس أو بلد المنشأ أو الموطن أو الإعاقات الجسدية أو العقلية هي مخالِفةٌ للقانون.