إعداد موازنة قسم الموارد البشرية

إعداد موازنة قسم الموارد البشرية....
لدى أغلب المنظمات نظاما إما رسميا أَو شكليا يطبق لإعداد موازنة تشغيل تقريبية (Operation Budget)0

• تتطلب الموازنة مراجعة منظمة ومدروسة للنفقات المحتملة ومصارد الدخل وتساعد المنظمة على أن تحدد الإنفاق خلال فترة زمنية محددة.

• تكمن مسؤولية ممارس الموارد البشرية في أن يوازي بين موازنة قسم الموارد البشرية والأهداف التنظيمية الإستراتيجية ضمن تعليمات وإجراءات المنظمة.

• هذا مهم بشكل خاص للاسباب الاتية :

1. لضمان أن ينظر لإدارة الموارد البشرية على أنها شريك إستراتيجي قادر على تثبيت النفقاتِ وربط نشاطات القسم ببرنامج العمل العام للمنظمة.

2. وهو أيضاً مهما لأنه غالبا ما ينظر إلى قسم الموارد البشرية على أنه مركز تكلفة (Cost Center) بدلاً من مصدر دخل ولذلك قد يكون المركز الأكثر تفحصا بهدف إيجاد مناطق يسهل بها تخفيض المصاريف.

3. إن موازنة الموارد البشرية المخطط لها بشكل جيد والموثوقة تاخذ بالإعتبار الإنفاق المرتبط مباشرة ببرامج ونشاطات المنظمة0

عملية إعداد موازنة الموارد البشرية

• يتضمن وضع الموازنة جمع منظم للمعلومات والبيانات بحيث يمكن حساب التمويلات اللازمة لدعم أهداف المنظمة.
• تتبع المنظمات طرق معينة لعملية تجهيز الموازنة والطريقتان الشائعتان هما:

1. موازنة تزايدية (Incremental budgeting): بإستعمال الميزانية الحالية يتم تقدير الموازنة الجديدة وذلك بعمل تعديلات إلى أعلى أَو إلى أسفل لكل بند مستندة على التوقعات.

2. موازنة من الصفر (Zero-based budgeting): في هذه الطريقة يجب تبرير كل بند قبل ضمه إلى الموازنة. لذا تبدأ العملية بصفحة نظيفة من الصفر.

• يتطلب عمل موازنة جمع العديد من أشكال البيانات.
• أما من منظور الموارد البشرية، فإن البيانات اللازمة لعمل موازنة جديدة تتضمن التالي:

1. عدد الموظفين المتوقع للسنة القادمة.
2. الزيادات أَو تقديرات التكلفة لمزايا وبدلات الموظفين.
3. نسبة دوارن الموظفين المتوقعة.
4. التكاليف الفعلية للسنة الجارية.
5. أي تغييرات أخرى في السياسة أو الإستراتيجية أو العمل أو القوانين أَو أنظمة قد تؤثر على التكلف.
6. دخل القسم، مثل إستشارات أو توفير من البدلات والميزات، وتخفيض الدوران، وتكلفة التدريب.
• قد تكون التقديرات بسيطة أَو معقدة ومستندة على تكاليف فعلية أَو تخمينات، وهذا يعتمد على طبيعة المصروفات والبيانات المتوفرة.
على سبيل المثال،
1. تقدير تكلفة إعلان قد يكون أسهل لشركة بها دوران موظفين منخفضة أَو لشركة لديها سيل متواصل من مقدمي طلبات التوظيف، بينما قد يكون تقدير تكلفة إعلان أصعب كثيرا في شركة في حاجة دائمة لموظفين.
2. من ناحية أخرى فإن تقدير التكلفة الكلية المتوقعة للتأمين الطبي قد تكون بسيطة جداً حيث يمكن للشركة أن تحصل على قيمة أقساط التأمين للسنة القادمة مسبقا.

• في حالة أن عملية وضع الموازنة تتم بشكل دوري سنوي، فإنه يمكنك إستعمال بيانات المصروفات الفعلية في السنوات السابقة، مثل نفقات التدريب أَو جوائز شكر الموظفين أو تكلفة بدلات السكن للموظفين، لتطوير موازنة أكثر واقعية. على أية حال، إذا تغيرت التكلفة بمرور الوقت فمن المهم النظر إلى الأسباب التي ادت لهذا التغير ومحاولة توقع القيم المحتملة للسنة التالية.

• يجب التدقيق في كل المصروفات بعناية، بينما تسأل الأسئلة التالية:
1. هل هذه المصروفات ثابثة، أي لن تتغير خلال السنة، أم متغيرة، مثلا تعتمد على عدد الموظفين أَو الإستخدام الفعلي؟
2. إذا كانت مصروفات متغيرة، هل ستتغير بمستوى محدد، مثل: لا يمكن أن يتجاوز عدد الموظفين العدد الأقصى المعتمد. أَم تتغير إستنادا لحاجات العمل، مثل إستعمال موظفين مؤقتين أثناء وجود مشاريع غير متوقعة؟
3. ما هي أفضل وأسوأ الأحوال إستنادا على البيانات المتوفرة؟
4. ما هي مبررات المصروفات وما مدى التأثير العكسي إذا تم حذف بند معين؟
5. هل يوجد قوى خارجية يمكن أن تؤثر على هذه المصاريف، مثل: تقلص، إندماج، نمو غير متوقع؟
6.
• حيث أنه من المستحيل توقع كل السيناريوهات التي يمكن أن تؤثر على موازنة الموارد البشرية، ولكن الأسئلة أعلاه تقدم وسائل مدروسة لتقييم كل النفقات من وجهة نظر موضوعية.

• عندما تُعرف تقديرات التكلفة السنوية، من المهم بذل بعض الجهد لتوزيع التكلفة على شهور السنة المالية أَو على أرباعها. فهذا سوف يقدم أداة لمراقبة السيولة النقدية للقسم في كل شهر. وسوف يمكنك أيضا من عمل التعديلات حسب الحاجة إذا كانت ضغوط العمل تتطلب ذلك0
• بعد إكتمال المسودة، يحين الوقت لإلقاء نظرة فاحصة على ما تتضمنه ومقارنته مع ما صرفه القسم في الماضي. يجب فحص وشرح الزيادات أَو التناقصات الهامة في التكلفة. يجب مراجعة المصاريف المتأثرة بعدد الموظفين وتبرير أية إختلافات.

تحديات عملية إعداد موازنة الموارد البشرية

 أحدى التحديات التي تؤثر على عملية إعداد الموازنة هي تقلبات النفقات الناتجة من إستخدام الموظفين.
على سبيل المثال:
1. قد ينتج عن إعادة هيكلة المنظمة زيادة إستخدام خدمات خارجية بينما تجمد زيادات الرواتب والترقيات. أ
2. أن تكلفة الخدمات والبدلات التي تقدمها المنظمة (مثل التأمين الطبي أو توفير سكن للموظفين أو هواتف) قد تزيد أَو تنقص بسبب تأثيرات خارجية.
ملاحظة هامة :- إن التوثيق الجيد سيمكن ممارس الموارد البشرية من الإجابة عن أية تساؤلات تتعلق بالإنحرافات
الهامة عن الموازنة.

 ويمكن أيضاً لممارس الموارد البشرية أن يواجه نفقات غير متوقعة لبنود لم يتم تخصيصها بشكل محدد0
على سبيل المثال:
1. قد تحتاج لخدمات إستشارية غير محسوبة
2. أو عمل جديد قد يتطلب إستعمال متزايد من إعلانات التوظيف أو الوكالات،
3. أودعاوي قضائية بسبب سوء تصرف الموظفين قد تتطلب مصاريف إضافية لخدمات التحقيق والتدريب.
أي عدد من الأمور يمكن أن يحدث وقد يوقع ضررا على الموازنة وإن صممت بعناية. إن التخطيط لحالات الطوارئ
هذه قد يكون صعبا.
لذا قد يكون من الملائم تصميم دخل متنوع لحالات الطوارئ المتعلقة بالعمل

بنود موازنة قسم الموارد البشرية

 بينما يوجد هناك العديد من البنود التي قد تكون او لا تكون متضمنة في موازنة قسم الموارد البشرية، يوجد أدناه قائمة لبعض من أكثر البنود شيوعا. بالرغم من أن هذه القائمة ليست شاملة، ولكن يمكنها أن تقدم قاعدة أساسية لأنواع البنود الموجودة بشكل نموذجي في موازنة الموارد البشرية.
الإختيار والتنسيب

• •إعلانات التوظيف
• •أجور وكالات التوظيف
• •التوظيف المؤقت
• •إختبارات المهارات
• •الفحوصات الطبية
• •التحقق من الهويات
• •السفر المتعلق بالتوظيف
• •مصاريف الطباعة. مثل طلبات التوظيف وبرشورات الشركة
• •تطوير وصيانة مواقع الويب
• •تكلفة الأنظمة الإلكترونية الخاص بحفظ وصيانة طلبات التوظيف

التدريب والتطوير

• برامج خارجية
• أجور تسجيل
• نفقات السفر
• مصاريف إمتحانات لشهادات
• برامج داخلية
• أجور إسْتِشارية
• راتب المدربين
• مواد البرامج
• الطعام والشراب
• تجهيزات للحاضرين
• أجور ألات سمعية وبصرية

الأجور والبدلات والتعويضات

• رواتب الموظفين
• تكلفة إعداد الرواتب
• الوقت الإضافي
• الحوافز
• التأمين الطبي
• التأمين على الحياة
• التأمينات الأجتماعية
• نفقات الإتصالات
• بدلات الموظفين مثل سكن هواتف تنقلات

علاقات الموظفين

• جوائز الخدمة الطويلة
• إدارة إستطلاعات رأي الموظفين
• برامج تقييم الإداء
• حوافز الموظف المميز
• أجور محامي والقضايا العمالية

الصحة والأمن والسلامة

• برامج مساعدة موظف
• التسهيلات والوسائل الرياضية والغذائية
• تدريبات أمن وسلامة

يجب أن لا ننسى توثيق جميع مصادر المعلومات التي تم إستخدامها في إعداد الموازنة

» مفهوم تسيير الموارد البشرية
» اهمية ادارة الموارد البشرية
» محاضرات في إدارة الموارد البشرية
» نشأة و تطور إدارة الموارد البشرية
» تعريف موجز لادارة الموارد البشرية